İş e-postalarınızı etkili hale getirmenin yolları

Gelişmelerden anında haberdar olmak için Google News'te F5Haber'e abone olun

F5Haber'e Google News'te abone olun

Abone Ol

Jennifer Aaker ve Naomi Bagdonas, Stanford Üniversitesi İşletme Enstitüsü'nde "Mizah: Ciddi İşletme" adlı bir ders veriyor. 

Patronunuzun, iş arkadaşlarınızın veya ekipte hiç gülümsemeyen bir kişinin önünde bir şaka yapmaya çalışma fikrini düşünerek endişeleniyorsanız, biraz rahatlayın. 

Unutmayın, amaç mutlaka şaka yapmak veya hatta komik olmak değil, günlük anlarda daha fazla insani bağlantı kurmak ve bu süreçte daha üretken ve etkili olmak. 

Günümüzün ortalama çalışanı, çalışma saatlerinin yaklaşık yüzde 30'unu e-postaya harcıyor ve günde 120 mesaj alıyor. Slack tarafından yakın zamanda yürütülen bir araştırma, kullanıcılarının yüzde 62'sinin iş günlerinin üç saatinden fazlasını Slack'te geçirdiğini gösterdi ve başka bir araştırma, işletmelerin yüzde 91'inin aynı anda iki veya daha fazla mesajlaşma uygulaması kullandığını buldu.

Ancak bu yazışmaların sıkıcı olması gerekmez. Bunun yerine, iş arkadaşlarınız ve ortaklarınızla gerçek bir bağlantı kurmaya davet etmek için küçük bir fırsat olarak düşünün. Hafif bir dokunuş bile dinamiği değiştiren bir zincirleme reaksiyon başlatabilir.

1. ATIFTA BULUNUN 

Siz ve mesajınızı göndereceğiniz kişi arasında paylaşılan bir deneyime atıfta bulunun ve şakaya dönüştürün. Bu, diğer kişinin de aynı şekilde yanıt vermesini kolaylaştırır. 

Jennifer Aaker ve Naomi Bagdonas, bir çalışanın yeni bir müşteriyle her görüşmesinde bunu bilinçli olarak uyguladığını söylüyor. İster bir köpek havlaması, ister konferans görüşmesinde oluşan teknik bir sorun veya birisinin şaka yapması olsun, ister istemez birkaç dakikalık kahkahalar yükseliyor ve bunları not defterine bir yıldız ile not ediyor. İleride tekrar konuşma fırsatı olduğunda bu anlardan bahsedip ciddi bir e-postaya biraz hafiflik katıyor. 

2. NOT EKLEYİN 

Bir e-posta araştırmasında, profesör ve yazar Siegfried Vogele, insanların yüzde 90'ının dipnotları mektubun gövdesinden önce okuduğunu buldu. Bu, notunuzun alıcınızın son değil, muhtemelen ilk okuduğu şey olacağı anlamına gelir.

3. AKILDA KALIN 

İşten ayrılırken nasıl veda ettiğiniz insanlarda kalıcı bir izlenim bırakıyor. Psikolojik bir ilke, insanların bir deneyimden en çok hatırladıkları anların, duygusal olarak en yüksek anları olduğunu açıklar. Bu da, siz işten ayrıldıktan sonra insanların büyük olasılıkla iki önemli şeyi hatırlayacakları anlamına gelir: Üzerinde çalıştığınız o büyük heyecan verici proje ve nasıl veda ettiğiniz.

Çoğu veda notu aynı şekildedir: 

Bugün _____'deki son günüm. Son _____ yılda, çoğunuzla birlikte çalışma zevkini ve ayrıcalığını yaşadım. _____'da çok nazik ve yetenekli insanlarla birlikte çalışarak geçirdiğim zamandan çok keyif aldım ve öğrendiğim her şey için çok minnettarım. Umarım yollarımız tekrar kesişir.

Sevgiler

Bir süredir aynı kişilerle çalışıyorsanız, iş arkadaşlarınıza "Umarım yollarımız tekrar kesişir"den daha kişisel bir şey söyleyemeniz gerek.

Konferans görüşmeleri, yeni fikirler için beyin fırtınası ve bir proje için yaptığınız tüm hazırlıksız konuşmalar için birlikte harcanan tüm saatler gibi esprili bir referans için iyice düşünmelisiniz. Bir veda notu samimi ve içten olabilir, aynı zamanda insanları gülümsetebilir.